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   华创信息管理平台应用实例十四:Office办公平台     
本平台用于Office办公,可集中管理各类文档资料,可多用户信息共享、协同处理;支持电脑、平板、手机,能让您随时随地移动办公。
1、 背景知识:
微软Office用途广泛,包括Excel、Word、PPT等,但它们都是独立文件,不方便多用户共享与协同处理;Office 365虽然可以把文档放到云上,方便用户随时随地访问,但其管理粒度较粗,只能针对文件设置权限等,类似于网盘的形式。Google也有在线文档服务,但由于众所周知的原因,国内很难访问,实际上不可用。
本平台用于Office办公,对信息共享具有更完善的权限控制,控制粒度细化到记录、细化到字段,能搭建成真正的信息管理系统。
2、 产品比较:
华创Office办公平台与MS Office 365相比,相同点是,都能实现文档的网络共享,都支持电脑、平板、手机等,无须赘述。这里描述一下两种产品的主要区别,供用户选用时参考。
(1) 购买方式、费用:使用Office 365,您只能采取租赁式,每年都要向微软支付租金;华创办公平台可以采取买断式,平台可以安装在客户自己的服务器上,一次购买、永久使用、永久免费升级,无需每年付费。
(2) 数据存放位置:使用Office 365,您的文档资料必须存放在云上,也就是存放在微软的服务器群上。当前网络安全环境尚不完善,如果资料涉及商业秘密、敏感数据,很多用户对此有顾虑。华创办公平台可以安装在客户自己的服务器上,资料存放在自己机器上,因此它既可以部署在互联网上,也可以部署公司内部,自己的资料自己完全掌控。
(3) 用户权限控制:使用Office 365,如果要授权其它用户访问,只能是文件级的授权,对于Excel数据也是如此, 要么能访问全部数据,要么完全不能访问。华创办公平台具有更细致的权限控制,其电子表格数据可以做到记录级、字段级的授权,每个用户对数据的增、删、改、查看等权限均可分别设定。
举个例子,某数据表记录售后报修信息,需要多人协同处理。华创可以根据需要分别授权,比如:公司客服,其主要工作是接听电话、记录报修,因此,可以授权她填写报修信息,但不能填写服务及收费信息;维修人员,其主要工作是上门维修,因此,可以授权他查看报修信息、填写服务、收费情况,但不能修改报修信息等。华创还可以按组织层级授权,比如,各维修站只能访问自己站点的数据,而总公司可以访问所有数据等。
(4) 表间关联:使用Office 365,Excel与Excel之间、Sheet与Sheet之间是相互独立的,无法关联起来。华创办公平台的数据表与数据表之间可设置关联,形成父子关系,能相互引用对方数据,能随对方的修改而自动更新。利用这个特征,能组建层次化的信息结构,能更加充分有效地利用数据。
举个例子,Sheet1是客户基本信息,Sheet2是订单信息,通过客户编号把它们关联起来,您把客户基本信息输入好后,录入订单时就能快捷选择客户,不必重复输入;订单中的数量、金额等信息也能汇总到客户,两表之间能互相利用起来,形成一个有机的整体。
(5) 办公审批流程:Office 365不支持审批流程。华创办公平台可自定义办公审批流程,可根据自己需要设定流程所需环节、各环节参与的用户,以及各用户能填写的字段等。具有逐级自动提醒功能,使得某一环节完成时自动提醒下一环节的用户。
(6) 后台数据管理:Office 365的数据存储在文件中,容量和性能存在瓶颈,很多公司就用多个表或多个文件来存储,比如:2016年报修信息表、2017年报修信息表...等等,不方便集中查询与处理。华创办公平台的后台是数据库,既支持小型Access,也支持SQL Server,容量是无限的,同一类信息存储在同一个表中,方便集中查询与处理。
(7) 操作日志:Office 365允许多用户同时编辑,但没有用户操作日志。华创办公平台不仅允许多用户同时处理,而且有详尽的操作日志。每个用户何时何地(IP地址)登录、退出,作了哪些操作均逐一记录在案;每一条记录的每一次数据处理,都保留有何人、何时修改,更改前、更改后的值等历史数据,一旦出现疑问您可查阅操作日志,能完整了解该记录的处理过程。
2、 软件界面截图:
(1) 登录界面:
华创软件-Office办公平台-登录界面
(2) 自由建表思想:与 Excel 一样的自由建表思想,无论您想管理什么,建表即可。
华创软件-Office办公平台-数据表
(3) 自由设置字段:每个表的字段可自由设置,支持以下字段类型:数值型、文字型、文字段型、日期型、日期时间、下拉框、勾选框、附件、超链、自动编号。其中,附件型字段可用于上传 Excel、Word、图片等文件。
华创软件-Office办公平台-数据表
(4) 多用户支持:支持多用户同时访问,各用户凭帐号密码登录。
华创软件-Office办公平台-多用户支持
(4) 权限设置:具有完善的权限控制,各用户的增、删、改、看等权限均可控制。
华创软件-Office办公平台-权限设置
(5) 操作日志查询界面:系统拥有详尽的操作日志可供查询。用户何时何地(IP地址)登录、退出,作了哪些操作均逐一记录在案,可供查询。
华创软件-Office办公平台-操作日志查询界面
免费试用:您无需下载安装,可直接;也可
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